Libere espaço: por quanto tempo guardar registro de ponto

Por quanto tempo guardar o registro de ponto? Com a resposta, você descarta o que já pode sair, libera espaço no escritório e acha qualquer mês quando o contador pedir. A medida é esta: o funcionário pode cobrar diferenças dos últimos cinco anos, e tem até dois anos depois do fim do contrato para fazer isso. CLT 11

Entram na guarda os espelhos de ponto (o resumo das marcações de cada pessoa em cada período), os arquivos do sistema de ponto, os ajustes, os acordos de jornada e as escalas. Quanto tempo guardar cada um é decisão da empresa, com o contador e o advogado. O exemplo do Tiago e da Bia, na parte sobre o prazo, mostra a conta com datas.

A Ana tem uma padaria com 23 pessoas. Até 2022, o ponto era em folhas de papel; desde então, é eletrônico. As folhas antigas ocupam três caixas no escritório, e o contador perguntou o que ela pretende manter.

O que guardar do registro de ponto?

Guarde o que explica a jornada de cada pessoa: as marcações, o que foi ajustado e os combinados que justificam os saldos. São sete itens.

Espelhos de ponto. O espelho mostra, por pessoa e por período, as marcações, os ajustes e a duração de cada jornada. É o espelho que segue com o fechamento de ponto mensal para o contador.

Arquivos do sistema de ponto. O sistema eletrônico gera arquivos com as marcações e com a jornada de cada período. Exporte e guarde junto com os espelhos.

Documentos do fornecedor. Guarde numa pasta da empresa o que o fornecedor do sistema entregou na contratação, e não só no e-mail de quem contratou. Veja também a lista de o que conferir no sistema de ponto.

Ajustes. O ajuste completa o que faltou, como uma ausência ou um lançamento no banco de horas, e a marcação feita pelo funcionário continua registrada. Guardar o motivo de cada ajuste ajuda a explicar o espelho depois, como no caso de quem esqueceu de bater o ponto e pediu o ajuste.

Acordos de jornada. O banco de horas com compensação em até seis meses pode ser feito por acordo individual escrito. CLT 59 §5º O banco de horas anual depende de acordo coletivo ou convenção coletiva. CLT 59 §2º Esses documentos explicam as compensações e os saldos que aparecem no espelho, inclusive o saldo do banco de horas que está para vencer.

Escalas. A escala de cada mês mostra quem trabalhou em que dia, inclusive nos domingos, e explica as folgas que aparecem no espelho.

Folhas, cartões e papeletas. No registro manual ou mecânico, as próprias folhas e cartões são o registro. Para quem trabalha fora, entram também as fichas ou papeletas devolvidas ao fim de cada período.

Por quanto tempo guardar o registro de ponto?

O prazo da guarda do registro de ponto sai de duas medidas. Quem saiu da empresa tem até dois anos, contados do fim do contrato, para cobrar alguma diferença. E a cobrança alcança os cinco anos anteriores à data em que for feita. Cobrar, aqui, é entrar com uma ação trabalhista: as datas contam do dia em que a ação entra.

Como fica a conta de quem saiu da empresa?

O Tiago pediu demissão da padaria da Ana, e o contrato termina na sex 30/10/2026. Ele pode cobrar até 30/10/2028 (30/10/2026 mais dois anos). Se cobrar nesse dia, a cobrança alcança o período desde 30/10/2023 (30/10/2028 menos cinco anos). Nesse caso, contam os registros de ponto do Tiago de 30/10/2023 a 30/10/2026. Se ele cobrar logo depois da saída, na ter 03/11/2026, a cobrança alcança o período desde 03/11/2021: quase cinco anos de espelhos e arquivos.

E o ponto de quem continua na empresa?

Para a Bia, que segue na padaria, uma cobrança feita em 28/10/2026 alcançaria o período desde 28/10/2021 (28/10/2026 menos cinco anos). Os registros de ponto dela desse período misturam folhas de papel, até 2022, e arquivos eletrônicos.

Quando as folhas de ponto antigas podem sair do escritório?

Com a conta da Bia, as folhas de papel da Ana anteriores a 28/10/2021 ficam fora do alcance de uma cobrança feita em 28/10/2026. Se já existe uma cobrança em andamento, a conta parte da data em que ela começou, e o descarte é conversa com o advogado.

Para que serve o registro de ponto guardado?

Serve para mostrar a jornada de cada dia. Quando alguém pergunta por uma hora extra de dois anos atrás, é o registro de ponto com os horários reais que responde: o que foi trabalhado, o que foi compensado e o que foi pago.

Onde e como guardar o registro de ponto?

O registro de ponto fica em cada estabelecimento. Port. 671 art. 398 A organização por mês e por pessoa ajuda a achar qualquer período. Na empresa com mais de uma loja, as folhas de papel de cada loja ficam na própria loja.

Se a empresa ainda está escolhendo entre papel, planilha ou aplicativo no controle de ponto, a forma de guardar entra na conta.

O que complica a guarda do registro de ponto

Quatro situações fazem a empresa perder tempo quando precisa de um mês antigo:

• Folhas de papel descartadas no fim de cada ano, antes de passar o prazo de cinco anos.
• Espelhos guardados sem os acordos de banco de horas ou de compensação que explicam os saldos.
• Documentos do fornecedor perdidos no e-mail de quem contratou o sistema.
• Arquivos num único computador, sem cópia.

O que conferir com o contador ou o advogado

Quatro perguntas organizam a conversa sobre a guarda do registro de ponto e evitam ida e volta:

1. Quais registros existem hoje, em papel e no sistema, e de que período.
2. Se há alguma cobrança em andamento que alcance períodos antigos.
3. Quais acordos de jornada estão por escrito e onde estão.
4. Como exportar os arquivos se a empresa trocar de sistema.

Perguntas frequentes

Por quanto tempo guardar o registro de ponto de quem saiu?

Quem saiu tem até dois anos para cobrar alguma diferença, e a cobrança alcança os cinco anos anteriores à data em que for feita. Esse é o prazo da guarda. Com uma cobrança em andamento, guarde até ela terminar.

A empresa com até 20 pessoas também guarda o registro de ponto?

A anotação de entrada e saída é obrigatória no estabelecimento com mais de 20 trabalhadores. CLT 74 §2º A empresa menor que registra o ponto pode guardar pela mesma conta dos cinco anos. A regra dos 20 por estabelecimento tem os detalhes.

Onde achar o ponto de um mês antigo quando o funcionário pede?

No espelho que a empresa guardou. Para períodos mais antigos, ele é a fonte, e a guarda por mês e por pessoa ajuda a achar o período pedido.

O Marcou na guarda do registro de ponto

O Marcou é ponto por aplicativo. A equipe bate o ponto no celular e você vê cada hora extra antes de pagar, com o banco de horas em dia. Escalas, ajustes, banco de horas, espelho e fechamento do período ficam no mesmo lugar, e fica fácil achar qualquer mês. No fim do mês, o fechamento sai em poucos cliques e segue para a folha do contador, dentro das normas do ponto eletrônico. Teste grátis por 30 dias: use o botão "Quero testar" desta página.

Fontes consultadas

Conferidas em 28/10/2026.

• Consolidação das Leis do Trabalho, Decreto-Lei 5.452, de 1º/05/1943, no Planalto: arts. 11, 59 e 74.
• Portaria MTP 671, de 8/11/2021, texto compilado do Ministério do Trabalho e Emprego com alterações até 21/07/2026, no gov.br: art. 398.